可以透過視頻或電話出席 PIC 會議嗎？

MA7 容許 claims assessment 按情況以書面、在線音頻或視頻會議，或面對面進行。PIC1 同樣說明 listing 可按情況面對面或在線。因此，Member 或 PIC 會為具體爭議選擇程序，而不是對每宗案件使用同一格式。

可能考慮的因素包括真正爭議、是否需要口頭證據或檢驗可信性、參與者所在地和健康、口譯或無障礙需要、文件複雜程度，以及能否使用私密遙距環境。當事人可要求另一方式，但應說明實際原因並提出可行方案。

不要假定保險公司同意便已改變 listing。只有 PIC 能更改自己的通知或指示。收到書面確認前，應按現行 listing 所列方式和時間準備。

PIC1 要求遙距參與者使用足夠私密和安靜的地方，並減少干擾。事前測試連結、鏡頭、收音、充電及網絡。準備後備電話，但未通知 Registry 前不要自行改換方式。

準備保險公司決定、內部覆核結果、PIC 申請與 reply、現行指示、時間線、爭議清單和已編索引的證據；應能在電腦開啟或備有印本。頁碼須與 PIC 證據冊一致，讓各方快速找到文件。如有口譯員，使用短句並等候每段翻譯完成。

不應因活動在線進行便私下錄音、截圖、直播、轉錄或使用 AI 生成紀錄。聆訊由 PIC 按程序錄製。使用任何其他錄音或轉錄工具前，必須先詢問 PIC 並遵守保密及公開限制。

如沒有合適技術或私密空間、有聽力或溝通障礙、需要口譯、無法持續坐足預計時間，或需要支持人，應盡快通知 Registry。具體說明障礙和哪種安排可確保有效參與。Access Charter 要求當事人預先申報無障礙需要。

可要求電話代替視頻、面對面或混合場地、額外休息、字幕、口譯或其他合理支持。PIC 可接受要求、選擇另一解決方法，或維持原安排。目標是有效參與，而不是保證使用某個平台。

如會議期間連線失敗，使用通知所列後備詳情並立即聯絡 Registry。記錄時間和已採取步驟。不要只是離開會議或假定已延期。Member 可按情況暫停、重新連線、改變方式、作出指示或重新 listing。